Como fazer uma melhor gestão do tempo e aumentar a produção e a rentabilidade do seu negócio?

30 Setembro, 2022

Como fazer uma melhor gestão do tempo e aumentar a produção e a rentabilidade do seu negócio?

O tempo é igual para todos nós. Então, porque é que parece que algumas pessoas conseguem aproveitá-lo melhor e fazer mais em menos tempo? Acredite ou não, elas não têm o poder de atrasar o tempo. Apenas sabem geri-lo adequadamente.

Vários estudos de mercado mostram que muitos funcionários sentem que o seu trabalho nunca está sob controlo, provando a importância da adoção de ferramentas de gestão de tempo no local de trabalho. Num mundo em constante evolução, uma boa gestão operacional, a otimização do tempo de produção e serviços, tornam-se essenciais para a sobrevivência dos negócios. E uma gestão operacional eficaz só é possível com uma aposta na digitalização de todos as áreas da empresa.

Quer saber como também se pode tornar um mestre na gestão do seu tempo? Comece por usar algumas técnicas simples mas eficazes e implemente um software de gestão operacional. Neste artigo, vamos orientá-lo nesse sentido.

Faça uma auditoria ao seu tempo

Quando se trata de gerir o seu tempo de trabalho, antes de mais, saiba bem onde gasta realmente o tempo. Faça uma análise a quanto tempo gasta a controlar o trabalho dos seus funcionários. Ou a quanto tempo despende a fazer o trabalho de outros. E com os e-mails? Muitas pessoas acreditam que gastam apenas 30 minutos com os e-mails, mas na realidade essa tarefa costuma consumir mais de uma hora de um dia de trabalho.

Defina um limite de tempo para cada tarefa

Se o fizer, rapidamente vai descobrir que reduziu o tempo de distração que essas tarefas acarretavam. Por exemplo, defina apenas um período do dia para ver os e-mails, evitando as constantes interrupções e distrações que essa tarefa implica quando é feita ao longo do dia.

Use uma lista de tarefas (e não abandone tarefas!)

Todas as metas e projetos são compostos por pequenas tarefas que precisam ser cumpridas para atingir os objetivos ou concluir um serviço. Crie listas de tarefas para cada serviço ou projeto, listando todas as etapas mensuráveis que precisam ser realizadas. Além de mantê-lo focado, isso também o motiva, pois você é capaz de ver o que já conquistou e o que resta.
Sempre que tiver interrupções inesperadas, faça questão de voltar à tarefa anterior e de a concluir sem acumular novas tarefas. Isso pode ajudá-lo a perceber que tem de definir um limite diário de tarefas.

Faça um plano diário com antecedência

Uma das piores coisas que pode fazer é acordar sem um plano para o seu dia de trabalho. Em vez de se concentrar no que precisa ser feito, vai andar sem rumo e tratar de assuntos mais triviais. É por isso que deve sempre planear o trabalho com antecedência. Ao final de cada dia de trabalho, use os últimos 15 minutos para organizar o dia seguinte e componha uma lista com as tarefas mais importantes.

Aprenda a delegar

Deixar alguém fazer o trabalho que costumava ser da sua responsabilidade pode não ser uma decisão fácil. Isso acontece porque provavelmente sente que não tem tempo para formar outra pessoa para realizar essas tarefas. Mas a realidade é que delegar economiza tempo, pois diminui a sua carga de trabalho – o que significa que você terá mais tempo para gastar em tarefas mais importantes ou fazer menos trabalho. Entregue as responsabilidades a membros qualificados da sua equipa e acompanhe o desempenho através de um software de gestão operacional. Rapidamente, vai perceber que o investimento que teve inicialmente para formar a sua equipa valeu a pena.

Elimine tempo inútil com distrações

Nos tempos que correm, estamos constantemente a ser distraídos. Perdemos demasiado tempo com mensagens, e-mails, entre outras tarefas soltas que tentamos realizar todas ao mesmo tempo. Uma série de distrações diárias impede-nos de estarmos focados só no trabalho que temos entre mãos.
Veja alguns exemplos:

  • Está a escrever um relatório, mas interrompe várias vezes para verificar o seu telefone sem motivo.
  • Inicia várias tarefas ao mesmo tempo, perde-se na papelada e demora a organizar-se internamente.
  • Enquanto fala ao telefone, o seu pensamento vagueia para a sua caixa de entrada de e-mail.

A maioria das pessoas não consegue estar totalmente focada na tarefa que tem entre mãos, raramente se compromete com uma tarefa por longos períodos de tempo e acaba por gastar o dobro do tempo para realizar o trabalho.
Estudos concluíram que a melhor maneira de superar essa parte do tempo perdido é bloqueando/organizando essas pequenas tarefas repetitivas, ganhado tempo significativo para se concentrar no que realmente interessa e eliminar desperdício de tempo.
A eliminação completa de distrações é essencial para conseguir melhorar a gestão do seu tempo.

Junte tarefas semelhantes

Quando tiver trabalhos relacionados, junte-os em lotes.
Diferentes tarefas exigem diferentes tipos de pensamento. Ao agrupar tarefas relacionadas, o seu cérebro está mais focado e orientado para tomar melhores resoluções.

Use um software de gestão operacional

Os softwares de gestão operacional são uma ferramenta fundamental não só para melhorar a gestão do seu tempo e dos seus colaboradores, mas também para gerir todos os departamentos da sua empresa de forma transversal.
Eficiência operacional da empresa e gestão de tempo dos colaboradores foram pilares fundamentais do desenvolvimento base do Keymaster, aplicação de gestão operacional que vem já com várias funcionalidades de gestão de projetos, diferentes tipos de recursos de controle de tempo e sobretudo com a capacidade de reunir tudo o que precisa para uma eficiente gestão numa única plataforma, em vez de usar ferramentas individuais.
O Keymaster é pois a solução para organizar a sua empresa, contribuindo para a sua transformação digital e sem investimento inicial.
A transformação digital é reconhecidamente uma das principais prioridades da União Europeia. Esta transição apoiada por um bom Software as a Service, pode economizar muito tempo e dinheiro, tornando a vida dos empresários e clientes muito mais facilitada.

Porquê o Keymaster?

Com o Keymaster, você tem um pacote com tudo incluído, economizando o tempo gasto com diferentes softwares. Estas ferramentas ajudam-no a monitorizar o progresso da sua empresa, a produtividade das suas equipas e a ter controlo total dos cronogramas e projetos num só lugar.
O Keymaster entende que cada minuto conta. Assim, permite-lhe ter produtividade e gestão de receitas em tempo real.
Empenhado em ajudar os seus parceiros a conhecer melhor o potencial do seu software de gestão operacional, especialmente na otimização da gestão do tempo e tarefas, o Keymaster convida-o a fazer um teste gratuito. Experimente agora aqui.
Ou, se preferir, solicite uma demonstração para ver como o Keymaster pode otimizar os resultados do seu negócio: (+ 351) 911 775 859

Keymaster já chegou ao setor da Lavagem Automóvel

12 Setembro, 2022

Keymaster já chegou ao setor da Lavagem Automóvel

O software de gestão operacional Keymaster continua em franco desenvolvimento e a empresa acaba de lançar um novo produto específico para a área da Lavagem Automóvel. Mais produtividade, mais margem bruta e o envolvimento de todos os intervenientes em tempo real (inclusive do cliente, que acompanha todo o processo a par e passo) são os benefícios mais imediatos, reportados por quem já implementou este novo software.

Criado em 2016, o Keymaster é um Software as a Service (SaaS) de gestão de obra/trabalho e relacionamento com o cliente, para pequenas, médias e grandes empresas. “Assegurar as condições de trabalho justas para os vários prestadores de serviços e seus clientes” é o propósito desta solução desenvolvida por Nuno Godinho Lopes, CEO da Keymaster. Inicialmente pensada para servir as duas empresas de prestação de serviços deste empresário – uma oficina automóvel e uma loja de venda, reparação e manutenção de soluções informáticas – cedo se tornou evidente que a ferramenta Keymaster seria útil a praticamente todos os setores de mercado de prestação de serviços, na medida em que ela melhora significativamente a produção e a gestão do fluxo de trabalho interno das empresas, integrando todas as soluções numa só plataforma.

Para o setor da Lavagem Automóvel, agora detentor deste software exclusivamente adaptado às suas necessidades, as vantagens são evidentes: todos os intervenientes atuam em tempo real – os lavadores e rececionistas partilham informação nos mesmos ecrãs, os gestores analisam performances e resultados de forma justa e eficaz, os clientes acompanham todo o serviço; regista-se um aumento, em média, de 25% da disponibilidade da mão de obra; e tudo isto conduz a um aumento de cerca de 15% do valor da margem bruta das empresas.

O novo software para este vertical de negócio é mais um passo firme na fase de crescimento nacional desta Start Up Portuguesa que prevê o arranque do seu projeto de internacionalização em novembro.