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15 Novembro, 2024
Casos de Sucesso: Oficina de Psicologia e Keymaster
A Oficina de Psicologia, presente em vários locais de Portugal e Angola, é um dos maiores e mais prestigiados centros de psicologia e saúde mental. Em 2024 decidiu dar um passo em direção à transformação digital adotando o Keymaster como solução de gestão operacional. Fundada em 2008, a Oficina de Psicologia é reconhecida por ter uma equipa de profissionais altamente qualificados, pela abordagem personalizada e científica no tratamento psicológico. Com uma equipa de mais de 20 psicólogos, a necessidade de consolidar e otimizar a gestão de processos administrativos, consultas e comunicação com os pacientes tornou-se evidente. O Keymaster surgiu como a solução ideal para enfrentar estes desafios.
A Necessidade de uma Solução Integrada
Antes de implementar o Keymaster, a Oficina de Psicologia usava vários programas para gerir a marcação de consultas, organização de agendas e emissão de faturas. Os psicólogos e a equipa administrativa enfrentavam dificuldades diárias em lidar com o fluxo de informação, o que muitas vezes resultava em processos ineficientes e uma sobrecarga de trabalho. Nuno Mendes Duarte, Sócio e Diretor Clínico da Oficina de Psicologia, explica: “Precisávamos de uma ferramenta que reunisse todas as funcionalidades de gestão num único lugar, permitindo-nos uma visão agregada e completa da operação da clínica.”
A Transformação com o Keymaster
Desde que a Oficina de Psicologia implementou o Keymaster, os benefícios foram imediatos e significativos. Com o Keymaster, agora todos os processos estão centralizados numa única plataforma, desde o registo e gestão de clientes até ao agendamento de consultas e faturação. Segundo o Dr. Nuno Mendes Duarte, “o Keymaster permite-nos ter uma organização mais eficiente e tudo concentrado numa única plataforma, facilitando a gestão diária da clínica”.
Benefícios para a Equipa e Clientes
O Keymaster trouxe uma série de vantagens para a equipa clínica e para os pacientes:
- Autonomia para os Psicólogos: Os psicólogos agora têm total controlo sobre as suas agendas, podendo fazer marcações de forma independente. Esta autonomia permite que cada profissional ajuste a sua agenda sem precisar de intermediários, otimizando o tempo e simplificando o trabalho diário.
- Gestão Integrada e Transparente de Pacotes de Consultas: Com o Keymaster, é possível gerir pacotes de consultas pré-pagos de forma prática e eficiente. Cada consulta realizada é automaticamente registada, o que permite um acompanhamento fácil e intuitivo do progresso do cliente. A faturação é também gerida de forma integrada e automática, o que simplifica o processo e permite maior transparência.
- App Cliente – Facilitar a Comunicação e a Experiência do Cliente:
A App Cliente é uma das funcionalidades preferidas da equipa da Oficina de Psicologia, pois não só proporciona uma experiência digital prática e acessível para os clientes, como também é uma ferramenta valiosa para os psicólogos. Através da App, os clientes podem agendar consultas, consultar o histórico de consultas e pagamentos, aceder a documentos e materiais partilhados pelos psicólogos (como exercícios de desenvolvimento pessoal).
Além disso, a aplicação notifica os clientes com lembretes automáticos sobre as suas consultas, garantindo que estes não se esqueçam dos compromissos, ajudando a reduzir faltas. Esta plataforma digital simplifica o acesso dos clientes a informações importantes e eleva a sua experiência geral com a clínica, promovendo um relacionamento mais próximo e contínuo entre a clínica e o paciente.
Para os psicólogos, a App do Keymaster vai além de ser uma simples plataforma de comunicação; ela torna-se uma poderosa ferramenta de gestão em tempo real, permitindo que organizem o seu trabalho de forma eficiente. Os profissionais podem gerir agendas, atualizar informações e aceder a dados relevantes sobre os pacientes diretamente a partir de um telemóvel ou qualquer outro dispositivo. Esta acessibilidade facilita a proximidade e o acompanhamento constante dos pacientes e proporciona uma experiência de serviço ágil e moderna.
- Gestão Operacional e Visão Estratégica em Tempo Real
Em termos de gestão, o Keymaster facilita significativamente o acompanhamento do desempenho e da faturação. Agora, é muito mais fácil ter uma visão clara e atualizada dos resultados e desempenho da equipa, permitindo saber em tempo real quantas consultas cada psicólogo realizou e acompanhar o progresso mensal em termos de faturação, custos internos e despesas operacionais. Esta visibilidade sobre os indicadores chave permite ao gestor tomar decisões estratégicas mais informadas, assegurando o bom funcionamento e a rentabilidade da clínica. Com o Keymaster, o gestor tem nas suas mãos as ferramentas necessárias para otimizar operações e maximizar o sucesso da clínica de saúde mental.
Com este recurso, a Oficina de Psicologia pode monitorizar o trabalho dos psicólogos e ajustar processos para melhorar a eficiência e a qualidade do serviço. Esta funcionalidade tem sido uma mais-valia, permitindo uma gestão de equipa mais assertiva e produtiva.
Suporte ao Cliente e Acompanhamento Dedicado
A transição para um novo software pode ser desafiante, mas o suporte dedicado do Keymaster facilitou o processo. A equipa de suporte esteve sempre presente para ajudar com as dúvidas e oferecer soluções, principalmente nos primeiros tempos de adaptação. Nuno Mendes Duarte destaca: “O suporte do Keymaster foi fundamental para garantir uma adaptação suave e ajudou-nos a resolver todas as questões iniciais.”
Um Sistema Completo e em Tempo Real
A equipa de gestão da Oficina de Psicologia tem agora uma visão completa (360º) e em tempo real de todas as operações da clínica. Desde a gestão de agendas até à faturação, todos os dados estão acessíveis de forma agregada, o que facilita a tomada de decisões e permite uma visão estratégica do negócio.
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