O tempo é igual para todos nós. Então, porque é que parece que algumas pessoas conseguem aproveitá-lo melhor e fazer mais em menos tempo? Acredite ou não, elas não têm o poder de atrasar o tempo. Apenas sabem geri-lo adequadamente.

Vários estudos de mercado mostram que muitos funcionários sentem que o seu trabalho nunca está sob controlo, provando a importância da adoção de ferramentas de gestão de tempo no local de trabalho. Num mundo em constante evolução, uma boa gestão operacional, a otimização do tempo de produção e serviços, tornam-se essenciais para a sobrevivência dos negócios. E uma gestão operacional eficaz só é possível com uma aposta na digitalização de todos as áreas da empresa.

Quer saber como também se pode tornar um mestre na gestão do seu tempo? Comece por usar algumas técnicas simples mas eficazes e implemente um software de gestão operacional. Neste artigo, vamos orientá-lo nesse sentido.

Faça uma auditoria ao seu tempo

Quando se trata de gerir o seu tempo de trabalho, antes de mais, saiba bem onde gasta realmente o tempo. Faça uma análise a quanto tempo gasta a controlar o trabalho dos seus funcionários. Ou a quanto tempo despende a fazer o trabalho de outros. E com os e-mails? Muitas pessoas acreditam que gastam apenas 30 minutos com os e-mails, mas na realidade essa tarefa costuma consumir mais de uma hora de um dia de trabalho.

Defina um limite de tempo para cada tarefa

Se o fizer, rapidamente vai descobrir que reduziu o tempo de distração que essas tarefas acarretavam. Por exemplo, defina apenas um período do dia para ver os e-mails, evitando as constantes interrupções e distrações que essa tarefa implica quando é feita ao longo do dia.

Use uma lista de tarefas (e não abandone tarefas!)

Todas as metas e projetos são compostos por pequenas tarefas que precisam ser cumpridas para atingir os objetivos ou concluir um serviço. Crie listas de tarefas para cada serviço ou projeto, listando todas as etapas mensuráveis que precisam ser realizadas. Além de mantê-lo focado, isso também o motiva, pois você é capaz de ver o que já conquistou e o que resta.
Sempre que tiver interrupções inesperadas, faça questão de voltar à tarefa anterior e de a concluir sem acumular novas tarefas. Isso pode ajudá-lo a perceber que tem de definir um limite diário de tarefas.

Faça um plano diário com antecedência

Uma das piores coisas que pode fazer é acordar sem um plano para o seu dia de trabalho. Em vez de se concentrar no que precisa ser feito, vai andar sem rumo e tratar de assuntos mais triviais. É por isso que deve sempre planear o trabalho com antecedência. Ao final de cada dia de trabalho, use os últimos 15 minutos para organizar o dia seguinte e componha uma lista com as tarefas mais importantes.

Aprenda a delegar

Deixar alguém fazer o trabalho que costumava ser da sua responsabilidade pode não ser uma decisão fácil. Isso acontece porque provavelmente sente que não tem tempo para formar outra pessoa para realizar essas tarefas. Mas a realidade é que delegar economiza tempo, pois diminui a sua carga de trabalho – o que significa que você terá mais tempo para gastar em tarefas mais importantes ou fazer menos trabalho. Entregue as responsabilidades a membros qualificados da sua equipa e acompanhe o desempenho através de um software de gestão operacional. Rapidamente, vai perceber que o investimento que teve inicialmente para formar a sua equipa valeu a pena.

Elimine tempo inútil com distrações

Nos tempos que correm, estamos constantemente a ser distraídos. Perdemos demasiado tempo com mensagens, e-mails, entre outras tarefas soltas que tentamos realizar todas ao mesmo tempo. Uma série de distrações diárias impede-nos de estarmos focados só no trabalho que temos entre mãos.
Veja alguns exemplos:

• Está a escrever um relatório, mas interrompe várias vezes para verificar o seu telefone sem motivo.
• Inicia várias tarefas ao mesmo tempo, perde-se na papelada e demora a organizar-se internamente.
• Enquanto fala ao telefone, o seu pensamento vagueia para a sua caixa de entrada de e-mail.

A maioria das pessoas não consegue estar totalmente focada na tarefa que tem entre mãos, raramente se compromete com uma tarefa por longos períodos de tempo e acaba por gastar o dobro do tempo para realizar o trabalho.
Estudos concluíram que a melhor maneira de superar essa parte do tempo perdido é bloqueando/organizando essas pequenas tarefas repetitivas, ganhado tempo significativo para se concentrar no que realmente interessa e eliminar desperdício de tempo.
A eliminação completa de distrações é essencial para conseguir melhorar a gestão do seu tempo.

Junte tarefas semelhantes

Quando tiver trabalhos relacionados, junte-os em lotes.
Diferentes tarefas exigem diferentes tipos de pensamento. Ao agrupar tarefas relacionadas, o seu cérebro está mais focado e orientado para tomar melhores resoluções.